Hebben we echt dezelfde visie met elkaar?

Succesvolle implementatie start met een duidelijke visie op waarom men wat wil implementeren. Implementeren is verandering. En veranderen kost energie. Die energie zet je alleen in als je verandering wil bereiken.

Daarvoor is het antwoord op de vraag: Wat willen we bereiken? nodig. Als dat duidelijk is kan je makkelijker in beweging komen. Want er zijn altijd heel veel redenen of onzekerheden om een verandering niet te willen. “Te druk”, “Gaat dit wel werken”, “Nog niet bewezen”, “Wat doet het voor mijn rol of de rol van mijn organisatie”? Zeker als er meerdere partijen bij de implementatie betrokken zijn is een gedeelde, maar ook uitdagende visie daarom een cruciaal startpunt om partijen mee te krijgen. Wat brengt de verandering bij partijen? En wat kun je doen als een deel van de partijen lastig in beweging komt? Hoe krijg je ze toch mee? En hoe check je of de visie echt een gedeelde visie is en niet enkel op papier duidelijk is?

Creëer een uitdagende visie

De eerste stap voor de daadwerkelijke implementatie is het komen tot een uitdagende visie. De visie wordt gedefinieerd als: Het uitdagende beeld van de toekomst op middellange termijn, gezien in het beeld van nu. Wat is die stip op de horizon waar we voor gaan? Zet die stip gezamenlijk. Het moet voor alle betrokken groepen duidelijk en de moeite waard zijn. Geef mensen de kans hier ook de meningen te delen. Waar een aantal betrokkenen al heel snel het waarom van een verandering ziet is voor andere de “inkleuring” van de verandering vaak nodig voor je ze meekrijgt. Met inkleuring wordt bedoeld dat niet alleen het waarom duidelijk is maar men ook gevoel heeft bij wat dat dan betekent en voor wie en wat dat dan oplevert. Dan is een visie geen droog beleidsstuk meer, maar een gezamenlijke beeld waar men aan wil werken. Een tijdsinvestering aan het begin win je later in het implementatietraject al snel terug.

Zo’n visie verbindt mensen tot iets gemeenschappelijks, geeft samenwerkingskracht. Dit wordt ondersteund door de bijbehorende doelen. Het geeft de betrokken partijen een concrete richting die behaald moet worden. Het toe werken naar een doel of deadline, stimuleert partijen om “er voor te gaan”. Daarbij is het van belang deze visie ook daadwerkelijk op papier te zetten. Zo is deze concreet voor iedereen en kun je er altijd op teruggrijpen. Dit is handig in de vervolgstappen, omdat je acties altijd kunt toetsen, of deze passen bij de gekozen oplossingsrichting.

Deze visie helpt niet alleen de betrokken organisaties om daadwerkelijk tot uiteindelijke implementatie te komen, maar ook geeft het richting voor de projectleider.

Vaak zien we in de praktijk dat de visie door de ene groep collega’s wordt opgesteld, waarna de daadwerkelijke implementatie van de verandering door een andere groep wordt vormgegeven. In deze situatie adviseren we altijd om de volgende zaken bij betrokken partijen nogmaals te raadplegen. Staan zij nog steeds achter deze visie en is iedereen er wel echt bij betrokken geweest? Welke stappen zijn nog nodig om de visie af te ronden en tot implementatie over te gaan? Is er al voortschrijdend inzicht op basis waarvan de visie bijgesteld moet worden? Mocht er een aanpassing op de visie zijn, dan kan dat voorafgaand aan de volgende fases van het implementatiemodel (de daadwerkelijke start van de implementatie) worden aangepast. Hiermee wordt voorkomen, dat je tijdens de implementatie stappen terug moet zetten, omdat de visie niet passend bleek te zijn.

Een warme overdracht van diegene die de visie hebben geschreven, naar projectleiders zorgt vervolgens voor een succesvol vervolg aan de implementatie. Dit zorgt namelijk voor betrokkenheid van diegene die de visie hebben neergezet, naar diegene die betrokken zijn bij de implementatie. Dit kan anders leiden tot onbegrip of weerstand bij de partij die de opdracht krijgt tot de daadwerkelijke implementatie.

Praktijkvoorbeeld: Met coalition of the willing het ‘waarom’, ‘wat’ en ‘hoe’ bepalen om te komen tot implementatie tot implementatie van WeHelpen

Vanuit Opera Consultancy & Implementatie zijn we in ZuidLimburg momenteel betrokken bij de implementatie van WeHelpen. Hierbij zijn veel zorgpartijen betrokken: zorgverzekeraar, ziekenhuis, patiëntenorganisatie, zorggroep, thuiszorg. De visie is opgesteld op basis van twee bijeenkomsten met betrokkenen. Hierbij zijn zowel bestuursleden (opdrachtgever) als projectleden (diegene die de implementatie gaan doen) betrokken geweest om voor de eerder genoemde voor een goede overdracht naar de daadwerkelijke implementatie te zorgen. Een aparte bijeenkomst is georganiseerd waar is besproken “wat” men wilde behalen met de implementatie. Daarna is besproken “hoe” de betrokkenen die resultaten willen behalen.

In projecten wordt vaak geen onderscheid gemaakt tussen het “wat” en het “hoe”. Of er wordt maar een van de twee uitgewerkt. Beide zijn nodig voor een goede implementatie van een innovatie, omdat anders onduidelijkheid blijft bij betrokkenen over wat je wilt bereiken of hoe je dat wilt bereiken. Bespreek deze vragen in groepssessies en betrek zowel bestuurders als projectleden, om een gedeeld beeld te krijgen.

Uit de uitkomsten van deze overleggen is een visie opgesteld waar alle partijen achter staan. Dit zorgt er voor dat je een gezamenlijk gedragen richting hebt, en dat iedereen daaraan mee wil werken. Het vormt de basis voor de volgende fasen van de implementatie.

Bij deze implementatie van WeHelpen is gewerkt met een Coalition of the Willing. Met deze “medestanders voor WeHelpen” gaat de projectgroep de eerste successen opzetten. Deze successen dragen vervolgens bij aan het overtuigen van andere partijen. Zij zullen op basis van deze successen ook eerder geneigd zijn, om alsnog aan te sluiten bij het initiatief. Door te werken met enthousiaste partijen worden ook eerste successen daadwerkelijk behaald.

Advies

Als je aan de slag gaat met de implementatie van een verandering, ben je dan bewust van het creëren van een gezamenlijke visie en doelen. Dit draagt bij aan het proces om tot de daadwerkelijke verandering te komen. Het is voor iedereen helder wat te doen en hoe dat te gaan doen. Daar heb je gedurende het gehele implementatieproces profijt van.